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転職エージェントの個人情報管理レベルはどれくらいすげーのかという話

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転職エージェントビジネスの責任はとても重い。
センシティブ情報まではいかないまでも、扱う情報はかなり突っ込んだ個人情報であり、ビジネス領域は個人の社会人人生そのものだ。

というわけで、そこにずさんな情報管理体制が許されるはずもなく。
俺が現役時代の社内ルールや知り合いの転職エージェントの話なんかを中心に今日はお話してみようかと思う。

転職エージェント事業のガッチガチの個人情報管理規則


前提として、これらの管理レベルが期待されるのは業界大手ないしはいずれかの市場に上場している転職エージェントだと記しておく。
中にはアホみたいに登録者の履歴書持ち歩いて飛び込み営業かける零細転職エージェントも存在するからね。

話題としては主に登録者の履歴書・職務経歴書の取り扱いに関するものとなる。
ここに致命的な情報のほぼ全てが集約されているからね。

社内規則・設備関連


まずは「こうしなさい」「これを使いなさい」という運用関連の規定。

専用の営業カバン

転職エージェントは顧客先で顧客と一緒に書類選考を実施したりもする。
中には送付した履歴書・職務経歴書を印刷してくれない企業もあるので持参する場面も。

そういう時、最悪の自体に備えてファスナー付きで鍵の掛かる外出時のカバンが会社から準備されてたりするんだ。
スーツケース然り、破壊されりゃそれまでだけど、紛失時の漏洩の確率を1%でも下げることが目的といえる。

帰る時はペーパーレス

転職エージェントの机の上は登録者の応募書類で一杯だ。
無論、勤務中は必要なので仕方ないが、多くの転職エージェントにおいて、帰宅時は机の上に書類があることを許さない。

全てシュレッダーするルールであり、俺のフロアでは最終退出者がグループ全体をチェックする事が義務付けられていた。

執務フロア入退室

転職エージェントの事務所の出入り口は込む。
多くの企業でフロアに入る際のIDカードによる認証は導入されていると思うが、もう1つ厳しい。

文字通り、入室と退室の双方で確実にカード認証をさせないとエラーとなり、出ることも入ることもできなくなるんだ。
大多数の認証システムでは、出る時はスルーってのが多いなかでこれは厳密に感じた。


システム関連


上記のフロア入退室で少し話が及んだが、次は仕組み・システムの面での個人情報保護の取り組み。

システム上からのメール発信

転職エージェントはOutlook等のメーラーからは履歴書・職務経歴書を送信できない
勿論、誤送信を防ぎ、且つ「いつ、誰が、どこに、何を送ったか」を管理するためだ。

書類のメール送付のためにはシステムにログインし、選考管理状況の一覧から書類送付システムを起動。
システム上にて送付先クライアント企業の担当者アドレスは自動付与されるため、確実に届け先へ送付できる仕組みができている。

アクセス・印刷ログ管理

転職エージェントの業務上の行動の多くはデジタルに記録される。
日常業務の大部分が個人情報を扱う仕事であるため、システムへのアクセスログから帳票印刷履歴、すべて管理下だ。

間違っても「お、この女のコ年が近くて同じ大学出身じゃん♪」なんてふざけた動機で個人情報の印刷なんてできない。
何故ならば、不定期に「何故この時その情報を参照・印刷する必要があったのか?」とマネージャーから説明を求められるからだ。

個人業務PCのオートロック

転職エージェントのPCには危険が一杯。
何せ部外者が操作できてしまったら個人情報データベースへのアクセスが可能になってします。

よって、そのログイン管理も非常に現実になっている。
なんと、上に書いた執務フロア入退室管理のシステムと業務PCが連動しているんだ。

具体的には、トイレ休憩なんかでフロアから退出する際にID認証を実施すると、同時に個人PCが自動でロックされる。
再び自席に戻った時には再度解除パスワードを入力しないとPC操作が不可能になっているという仕様だ。
これによって、一時の席外しの際にも他人にはPCが操作できない環境が実現している。

つーわけで結論、かなり厳密


以上、俺の知る限りの情報を記してみた。
なんというか、少なくとも大手と言われる転職エージェントにおいてはずさんな個人情報管理はされていないと思う。
一回のミスや不祥事で食らうダメージがあまりに大きいからね。

反面、中小零細転職エージェントにおいては四の五の行ってられない事情もあるので、個人情報管理がおざなりという話も聞いたりする。

「ウチにはこんな優秀な人材が沢山居ますよ!」


みたいな感じで履歴書・職務経歴書を持ち歩くような営業をする、みたいな悪い噂も確かにある。

個人情報管理がしっかりしていそうな規模の転職エージェントのみ信頼する形で求職者にも自衛する心掛けが必要かもしれないね。

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